← BarMaat

Hulp en uitleg

Alles wat je nodig hebt om BarMaat in jullie kantine te gebruiken. Staat je vraag er niet bij? Neem contact op.

Aan de slag

Na goedkeuring van de proefperiode log je in op het adres van jullie vereniging. Een handige volgorde:

1. Instellingen: controleer naam en tijdzone, kies de betaalmethodes (bijvoorbeeld contant, pin, consumptiebon) en welke talen medewerkers mogen kiezen. Gebruiken jullie geen voorraad of inkoop? Zet die dan uit; de schermen verdwijnen.
2. Aanbod: zet producten en prijzen erin, of importeer ze in één keer uit Excel.
3. Mensen: geef de bardienst toegang (zie hieronder).
4. Backup: stel een backup in naar jullie eigen opslag of per e-mail.
5. Zet de kassa op de tablet achter de bar, en laat nieuwe medewerkers de knop Uitleg op de kassa doorlopen.

Aanbod en prijzen

• Onder Aanbod voeg je producten toe met een prijs en een categorie. Categorieën hebben een kleur; die zie je terug als knoppen op de kassa.
• Importeren: heb je je producten al in Excel staan? Kies Aanbod → Importeren en upload een Excel-bestand (.xlsx) of CSV. Je ziet eerst wat er gebeurt voordat er iets wordt opgeslagen. Ontbrekende categorieën worden aangemaakt, en bestaande producten met dezelfde naam krijgen de nieuwe prijs. Er is een voorbeeldbestand om mee te beginnen.
• Een product dat al verkocht is, kun je niet verwijderen (dan zou de omzet niet meer kloppen); het wordt gedeactiveerd en verdwijnt van de kassa.
• Prijswijzigingen worden in het logboek vastgelegd.

Barpersoneel toegang geven

Onder Mensen regel je wie wat mag. Er zijn drie rollen: Medewerker (kassa en rekeningen), Voorraad (voorraad en inkoop) en Beheerder (alles). Een recht kan vast zijn of tijdelijk, bijvoorbeeld alleen voor één avond.

• Barrooster: plan een bardienst voor één dag of elke week (bijvoorbeeld elke woensdag van 13:00 tot 15:00), met desgewenst een herinnering per mail. De vrijwilliger krijgt een mail met een pincode; bij een wekelijkse dienst blijft die pincode steeds hetzelfde. Zet je onder Instellingen → Bardiensten overdragen aan, dan staat in elke mail een link waarmee de vrijwilliger een dienst aan iemand anders geeft; die krijgt een eigen pincode en de beheerder een bericht. Tijdens de dienst (vanaf een uur ervoor) staat de naam op de tablet onder Bardienst: op de naam tikken, pincode invullen en de kassa staat open. Een account is niet nodig, en wie nog op de tablet was ingelogd, wordt vanzelf afgemeld. Na vijf foute pincodes is de pincode geblokkeerd; stuur dan een nieuwe met Nieuwe pincode.
• Vooraf op e-mailadres: vul het e-mailadres in. Heeft die persoon nog geen account, dan wordt het recht actief zodra hij of zij er een aanmaakt met dat adres.
• Aanmelden met naam: valt iemand onverwacht in, dan meldt die zich op de tablet aan met alleen een naam (als de vereniging aanvragen toestaat).
• Goedkeuren: aanmeldingen die goedkeuring nodig hebben, verschijnen bij beheerders als melding in beeld. Eén tik op Goedkeuren en de vrijwilliger kan aan de slag.

Onder Instellingen (bij Hoe krijgen medewerkers toegang?) kies je of mensen alleen vooraf toegang krijgen, het zelf kunnen aanvragen, of allebei.

De kassa gebruiken

• Links staan de personen en rekeningen, rechts de producten. Tik een naam aan en daarna de drankjes; die komen direct op die rekening.
• Geen naam gekozen? Dan is het een losse verkoop: tik de producten aan en kies de betaalmethode. Bij contant zie je het wisselgeld.
• Een nieuwe naam typ je onder Personen in en voeg je toe met Toevoegen. Vaste gasten sla je op onder Rekeningen, zodat je ze snel terugvindt. Een hele ledenlijst zet je er in één keer in via Importeren.
• Na een tijdje zonder activiteit wordt de gekozen persoon vanzelf gedeselecteerd, zodat niemand per ongeluk op de verkeerde rekening bijschrijft. Hoe lang, stel je in bij Instellingen.
• Valt het internet weg, werk dan gewoon door. Bestellingen worden op het apparaat bewaard en verstuurd zodra de verbinding terug is.
• Een verkeerde bestelling kan een beheerder onder Bestellingen ongedaan maken.

Rekeningen en afrekenen

• Onder Rekeningen zie je alle open rekeningen. Open er een om te zien wat erop staat, iets eraf te halen of af te rekenen.
• Verdelen: een rekening kan over meerdere personen worden verdeeld; ieder betaalt dan een deel, elk met de eigen betaalmethode.
• Zet je Doorgaan na een deelbetaling aan, dan kunnen de anderen na een deelbetaling verder bijschrijven.
• Namen op afgerekende rekeningen worden na een instelbare termijn vervangen door een nummer (privacy). De bedragen blijven bewaard.

Kassa op een tablet zetten

1. Open het adres van jullie vereniging in de browser van de tablet en log in met een account dat de kassa mag gebruiken.
2. Zet BarMaat op het startscherm: op iPad via Deel → Zet op beginscherm, op Android via het menu ⋮ → App installeren of Toevoegen aan startscherm.
3. Open de kassa vanaf het startscherm. Je blijft 30 dagen ingelogd, dus de tablet kan achter de bar blijven liggen.

Tip: gebruik voor de vaste tablet een apart account met alleen de rol Medewerker.

Voorraad en inkoop

• Elke verkoop boekt de voorraad af. Onder Voorraad zie je wat er nog is en welke producten onder het minimum zitten.
• Tellen: vul na een telling de werkelijke aantallen in; de verschillen worden als correctie vastgelegd.
• Inkoop: BarMaat geeft een inkoopadvies op basis van wat er de laatste dagen is verkocht. Met één klik maak je daar inkooporders van, per leverancier. Bij ontvangst vul je de geleverde aantallen in en wordt de voorraad opgehoogd.

Omzet en export

Onder Omzet kies je een periode en zie je de ontvangsten per betaalmethode, per product en per medewerker. Met CSV download je het overzicht voor de penningmeester (opent in Excel).

Backups

• Onder Instellingen → Backup kies je een backup naar jullie eigen S3-opslag, als zip per e-mail naar een beheerder, of allebei, op een vast moment (bijvoorbeeld elke nacht).
• Met een wachtwoord wordt de zip versleuteld. Bewaar dat wachtwoord goed.
• Terugzetten: Backup → Backup terugzetten. Kies een backup uit S3 of upload de zip uit de mail. Vóór het terugzetten bewaart BarMaat automatisch een kopie van de huidige gegevens.

Account en wachtwoord

• Wachtwoord vergeten? Klik op de inlogpagina op Wachtwoord vergeten. Je krijgt een mail met een link om een nieuw wachtwoord te kiezen.
• Na het aanmaken van een account krijg je een mail om je e-mailadres te bevestigen. Pas daarna kun je inloggen.
• Onder Mijn account wijzig je je naam, wachtwoord, taal en weergave (licht of donker), download je je gegevens of verwijder je je account.

Veelgestelde vragen