Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 1-11-2026
BarMaat is een kassa- en rekeningensysteem voor de bar van verenigingen. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens er worden verwerkt, waarom, hoe lang ze bewaard blijven en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk?
Er zijn twee rollen:
- De vereniging die BarMaat gebruikt, is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in haar eigen omgeving: accounts van barmedewerkers en beheerders, namen van gasten op rekeningen, bestellingen, vaste gasten en leveranciers. Heb je daar vragen over, neem dan eerst contact op met de vereniging.
- BarMaat levert BarMaat en is verwerker voor die gegevens (zie de verwerkersovereenkomst). Voor de website, demo-omgevingen, aanvragen voor een proefperiode, platformaccounts en de facturatie aan verenigingen is BarMaat zelf verwerkingsverantwoordelijke.
BarMaat
[adres]
KvK: [KvK-nummer]
Privacyvragen: [e-mail]
2. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag?
| Gegevens | Doel | Grondslag (AVG art. 6) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Account: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld/gehasht), taal- en weergavekeuze, laatste inlog | Inloggen en toegang geven tot de kassa en het beheer | Uitvoering overeenkomst (b) | Tot je het account verwijdert of de vereniging je verwijdert |
| Aanmelden met alleen een naam (bardienst) | Tijdelijke toegang tot de kassa | Gerechtvaardigd belang van de vereniging (f) | Automatisch verwijderd 30 dagen nadat de toegang is verlopen |
| Barrooster: naam, e-mailadres, diensten en pincode (gehasht, en versleuteld voor herinneringen) | De pincode en herinneringen mailen, tijdens de dienst toegang geven tot de kassa, en een dienst laten overdragen | Gerechtvaardigd belang van de vereniging (f) | Automatisch verwijderd 30 dagen na de laatste dienst |
| Rechten en rollen (beheerder, medewerker, voorraad), met periode | Bepalen wie wat mag | Uitvoering overeenkomst (b) | Zolang het account bestaat |
| Naam van gasten op rekeningen en bestellingen, met wat er besteld en betaald is | Bijhouden en afrekenen van consumpties | Gerechtvaardigd belang van de vereniging (f) | De naam wordt na een door de vereniging gekozen termijn (standaard 12 maanden) vervangen door een nummer; bedragen blijven voor de administratie |
| Logboek van handelingen (wie, wat, wanneer, IP-adres) | Beveiliging en controleerbaarheid (bijv. bij kasverschillen) | Gerechtvaardigd belang (f) | IP-adres na 90 dagen gewist, regels na 24 maanden verwijderd |
| Mislukte inlogpogingen (e-mailadres, IP-adres) | Beschermen tegen inbraakpogingen | Gerechtvaardigd belang (f) | 1 dag |
| Demo-omgeving (IP-adres bij aanvragen) | Misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang (f) | De demo wordt na uiterlijk 24 uur volledig verwijderd |
| Aanvraag proefperiode: gegevens vereniging, contactpersoon, eerste beheerder, IP-adres | Beoordelen en starten van een proefperiode | Precontractuele maatregelen (b) | Afgewezen: 90 dagen; IP-adres 30 dagen na afhandeling gewist |
| Contact- en factuurgegevens van verenigingen, facturen, verstuurde mails | Abonnement, facturatie en communicatie | Uitvoering overeenkomst (b) en wettelijke plicht (c) | Facturen 7 jaar (fiscale bewaarplicht); log van mails 24 maanden |
| Verbeterverzoeken | De dienst verbeteren | Gerechtvaardigd belang (f) | Tot ze zijn afgehandeld en niet meer nodig zijn |
| Contactformulier: naam, e-mailadres, vereniging, bericht, IP-adres | Je vraag beantwoorden; misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang (f) | IP-adres na 30 dagen gewist; afgehandelde berichten na 12 maanden verwijderd |
| Bevestigen van je e-mailadres en wachtwoord herstellen (eenmalige link) | Zeker weten dat het e-mailadres van jou is; weer toegang krijgen | Uitvoering overeenkomst (b) | Links verlopen na 7 dagen (bevestigen) of 1 uur (herstellen). Nooit bevestigde accounts en aanvragen worden na 7 dagen verwijderd |
| Bezoekersstatistieken van de website | Zien hoeveel mensen de website bezoeken en waar ze vandaan komen | Gerechtvaardigd belang (f) | Alleen tellingen per dag. Er wordt geen IP-adres opgeslagen; een bezoeker wordt alleen binnen één dag herkend aan een versleutelde code die na die dag wordt gewist |
We gebruiken de gegevens niet voor andere doelen, verkopen ze niet en maken geen profielen. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats.
3. Cookies en lokale opslag
BarMaat gebruikt geen tracking-, analyse- of advertentiecookies en laadt niets van andere partijen. De bezoekersstatistieken hierboven werken zonder cookies. Daarom vragen we geen toestemming voor cookies. We gebruiken alleen wat nodig is om de app te laten werken:
| Naam | Waarvoor | Bewaartermijn |
|---|---|---|
barmaat_sid | Sessiecookie: ingelogd blijven | 30 dagen |
barmaat_lang | Gekozen taal | 1 jaar |
barmaat_theme | Gekozen weergave (licht/donker) | 1 jaar |
| Lokale opslag van de browser | Bestellingen die wachten op een internetverbinding, de volgorde van personen op de kassa en de voortgang van de rondleiding | Tot ze zijn verstuurd of je de browsergegevens wist |
4. Met wie worden gegevens gedeeld?
- Hosting: [hostingpartij en land].
- Backups: alleen als een vereniging dat zelf instelt, naar de opslag (S3) die de vereniging zelf kiest en/of als zip per e-mail naar beheerders van de vereniging, optioneel met een wachtwoord versleuteld. Vóór het terugzetten van een backup wordt een kopie van de huidige gegevens op de server bewaard; die wordt na 90 dagen verwijderd.
- E-mail: via de mailserver die de vereniging of het platform heeft ingesteld.
Gegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij hierboven anders vermeld en met passende waarborgen.
5. Beveiliging
De verbinding is versleuteld (HTTPS). Wachtwoorden worden alleen gehasht opgeslagen, geheime sleutels (zoals van backups en mailservers) versleuteld. Iedereen ziet alleen wat bij zijn of haar rol hoort, en elke vereniging ziet alleen haar eigen gegevens. Ook BarMaat zelf kijkt niet in de gegevens van een vereniging, behalve als een beheerder van die vereniging daar tijdelijk toestemming voor geeft (voor ondersteuning) of als de wet dat verplicht.
6. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar. Veel kun je zelf regelen onder Mijn account:
- Inzage en overdraagbaarheid: "Mijn gegevens downloaden" geeft al je gegevens in één bestand.
- Correctie: pas je naam aan onder Mijn account.
- Verwijderen: "Account verwijderen" wist je account en je aanmeldgegevens. Bestellingen die je hebt aangeslagen blijven voor de administratie van de vereniging bewaard, maar zonder jouw naam.
Gaat het om gegevens in de omgeving van een vereniging (bijvoorbeeld je naam op een rekening), neem dan contact op met die vereniging. Voor andere vragen: [e-mail]. We reageren binnen een maand.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.